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专利申请

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怎样使用专利电子申请系统提交申请文件



2010年2月份电子申请新系统全面上线,电子申请的数量显著上升。统计数据显示,2010 年的电子申请数量已经占到了全年申请总量的52%,并且逐年呈明显上升的趋势。由此可见,以电子文件形式提交专利申请将成为我国未来专利申请的主要形式。
中国专利电子申请网(http://www.cponline.gov.cn)除了拥有发布政务信息、宣传推广、开展互动交流等一般作用外,还有很多涉及电子申请用户切身利益的功能。可以说,它是申请人、代理机构与国家知识产权局进行交流的一个重要平台。
但是,从咨询的统计数据来看,很多用户并没有完全利用网站功能,导致一些关系切身的实际问题不能及时解决,究其原因主要是因为用户没有对于网站的功能不了解或者说是不能深度利用网站功能,致使自身不能完全利用网站提供的服务,降低了电子申请专利的效率。
根据咨询统计结果,下面介绍一些申请人、代理机构常常咨询的有关中国专利电子申请网的功能。

一、网上注册
目前我国电子申请注册方式有三种:当面注册、邮寄注册、网上注册。对于那些不方便到国家知识产权局或者当地代办处受理大厅当面注册的申请人,建议采用网上注册的方式。
申请人在网上填写自己用户信息,保存成功之后,即可成为临时用户,并且获得临时用户代码。国家知识产权局在收到相关注册材料,审批合格之后,申请人用临时用户代码登陆,系统即时就会自动提示,已经成功注册为电子申请正式用户以及正式的用户代码。结合自己设置的密码,申请人马上就可下载数字证书和客户端,进行电子申请。相比邮寄注册必须收到挂号信才能获知用户代码和密码,网上注册可以为申请人节省发文和邮路将近10天左右的时间,方便申请早日递交申请文件。

二、手机短信提示和代办处自取通知书
申请人成为正式用户,用自己的用户代码和密码登录中国专利电子申请网之后,即可进入到自己的平台维护用户信息。“用户信息维护”这个版块除了提供申请人可以及时对自己的信息,如地址、邮箱、国籍等基本信息维护之外,还有两个十分重要的功能:设置短信提示和代办处自取通知书业务的办理。
用户只要在 “手机号码”一栏填上希望接收短信的手机号码,申请人即可在通知书发文日当天或者第二天收到如图1所示的短信提示,这个功能对于申请量比较少的用户非常方便,可以有效避免由于疏忽而没有及时下载通知书,造成 2 视撤或者视为放弃等严重后果。代办处自取通知书的业务办理也很方便,用户只要在提交申请之前先选择 合适的归属代办处,这样在通知书发文日当日或第二日就可直接到选定的代办 处领取相应纸件形式通知书(为避免出现误差,请申请人在完成设置后及时联 系相关的代办处)。这个功能一方面方便申请人及时获得加盖专利局或者专利局 代办处签章的纸件通知书,另一方面也节约了一些邮资和纸张费用。具体的操作可以见图 2.


 
图 1 短息提示示意图
图 2 短息提示设置和代办处自取通知书业务办理示意图
 
三、查询服务
目前中国专利电子申请网的“查询服务”提供两个服务:提交案卷情况查询以及电子发文查询。
“提交案卷情况查询” (见图3A)顾名思义就是用户在客户端提交案卷之后就可以登陆网站下载自己递交案卷的扫描件(PCT进中国的申请需要收到 “进入国家阶段通知书”之后才可以下载),利用这个功能用户可以清楚地看到所提交案卷包含的文件(见图3B)以及下载该扫描件。这一功能对于电脑突然出问题而导致丢失数据、对比自己提交给专利局的文本与审查员看到的是否一致、以及误操作删除原始提交文件、确认统计当天提交的新申请和中间文 件以及答复等情形有着重要的作用。用户通过填写案件提交时间、案卷编号或者申请号(建议只输其中一项)这些查询条件,来核对案卷信息。


图3A提交案卷情况查询示意图
 
图3B 提交案卷情况查询示意图

“电子发文查询”的作用主要体现在核对CPC客户端实际接收的通知书数量与专利局实际发文是否一致,以及通知书的下载状况。用户输入发文日或者申请号(注意:输入申请号的时候不能带小数点,校验位如果是X需大写),点击查询,即可了解用户在查询条件下收到通知书的情况。通过这种简单的核对可以及时避免因为系统原因或者人为操作不当等造成通知书丢失带来的麻烦。所以,这个功能对于申请较多的代理所而言更显得重要一些。
 
图 4 电子发文查询示意图

四、业务办理
业务办理目前提供的服务包括:纸件通知书申请、通知书重复下载申请以及纸件转电子申请三项功能。
目前凡是通过电子申请系统提交的申请,只有受理(2010年7月21日之后申请)和授权(2011年7月8日之后授权)阶段的通知书是专利局会主动寄送纸件通知书,其余所有审查过程中的通知书都只有电子件。当申请人想要某个加盖专利局审查业务专用章的纸件通知书,如第 N次审查意见通知书的纸件通知书的时候,就需要通过这个功能来实现(见图 5)。具体步骤是:输入申请号→点击查询→选择所需通知书→点击右上侧的“发送纸件通知书请求”,等页面显示“申请成功”的时候就完成了相应纸件通知书的发文请求,随后专利 局就会将纸件通知书通过挂号信寄给用户。

图 5 纸件通知书下载申请示意图
“通知书重复下载申请”的操作和“纸件通知书申请”的操作十分相像,区别仅在于最后是点击“申请重新下载”,审批之后(一般只需要一个工作日)4用户即可再次下载该通知书。这个功能不仅克服了由电脑突然瘫痪、误删除、网络不畅等原因导致先前下载的通知书“丢失”的情形,而且相比纸件申请复制通知书相对复杂的过程,既节约了用户重新获得通知书的时间,又节省了邮资和纸张,凸显了电子申请又快又省的优势。
图 6 通知书重复下载申请示意图
 
“纸件转电子申请”这个功能目前是针对专利代理机构提供批量纸件转电子的服务。在这个功能界面上,代理机构可以导入合格的Excel 表格来完成批量的纸件转电子申请的操作。每份 Excel 表格一次最多可以输入 1000 个纸件申请 的申请号。导入表格之后,代理人随后即可点击页面上的“查询”按钮,来获知纸件转电子申请的结果。这个功能对于代理机构而言一方面大大节约了操作时间,另一方面及时获得了纸件转电子申请的结果,可以尽快通过电子形式答复通知书。
综上所述,中国专利电子申请网站作为专利局和申请人、代理机构联系的重 要桥梁,上面承载了很多申请过程中与用户密切相关的服务功能。用户可以利用这些功能来帮助其更好地完成专利申请,解决申请过程中的一些问题,提高电子申请的效率。
 
作者:樊永霞、张子璐、任擎、陈博旸
来源:中国专利信息网